Pandemi COVID-19 yang telah berlangsung sejak bulan Maret 2020 memberi dampak pada kegiatan sehari-hari masyarakat. Beberapa diantaranya adalah masyarakat harus mematuhi peraturan untuk menghindari kegiatan di luar rumah untuk mengurangi risiko penularan virus yang tinggi. Karena hal tersebut, masyarakat disarankan untuk bisa bekerja dan belajar dari rumah atau sering dikenal dengan istilah Work From Home. Hal ini juga berdampak pada tren pelaksanaan acara yang tadinya bersifat luring bergeser menjadi bersifat daring.

Sebuah acara tentunya membutuhkan dokumentasi dan pengarsipan yang cukup kompleks. Proses dalam sebuah acara didalamnya tentu perlu memerhatikan proses sebelum dan sesudah acara yang harus dilakukan. Proses pra-acara misalnya adalah membuat acara, menyebarkan informasi acara, memberikan notifikasi pelaksanaan acara, pendaftaran dan pembayaran acara. Sedangkan proses pasca-acara meliputi memberikan umpan balik untuk pihak penyelenggara, pengambilan data peserta yang telah hadir dengan indikator peserta mengisi umpan balik. Sekaligus dapat memanfaatkan data peserta tersebut untuk kebutuhan lain seperti menyebarkan e-certificate dan materi. Kedua proses itu tentunya diharapkan dapat dilakukan pada satu sistem atau dapat disebut dengan istilah all-in-one solution. Dimana kedua proses tersebut dapat dikelola secara terintegrasi sehingga akan memudahkan kedua peran dalam acara, yakni peserta dan penyelenggara acara.

Untuk menjawab permasalahan tersebut, perlu adanya sistem terintegrasi yang dapat memfasilitasi pengelolaan acara. Online Event Management System (OEMS) dikembangkan untuk memfasilitasi penyelenggara dan peserta acara utamanya untuk acara yang bersifat daring. Perancangan desain antarmuka website OEMS dengan metode Design Thinking. Proses perancangan dimulai dengan mengumpulkan requirement yang didapatkan melalui wawancara dengan calon pengguna dengan kriteria peserta dan penyelenggara acara yang bersifat daring. Setelah proses pengumpulan requirement, langkah selanjutnya adalah mengelompokkan requirement tersebut dan menentukan solusi yang tepat bagi setiap requirement yang telah dibuat sebelumnya. Solusi tersebut kemudian dibuat menjadi desain prototipe. Setelah desain prototipe berhasil dibuat, maka perlu adanya pengujian yang dilakukan dengan metode usability testing dan pengisian assessment System Usability Scale (SUS) untuk mengukur kebergunaan desain antarmuka dari sistem OEMS. Pengujian dilakukan dengan kedua kelompok calon pengguna, yakni peserta dan penyelenggara acara. Setelah dilakukan pengujian, hasil yang didapatkan adalah seluruh tugas yang diberikan saat usability testing berhasil dilakukan. Skor hasil pengisian SUS pun mencapai hasil 89 atau pada skor B (Excellent) dari sisi peserta dan 73 atau pada skor C (Good) dari sisi penyelenggara. Kedua hasil tersebut menunjukkan bahwa desain yang telah dibuat layak untuk bisa diimplementasikan pada website OEMS.

Langkah selanjutnya adalah proses pengembangan website dilakukan dengan bantuan metode Scrum sebagai Software Development Life Cycle. Pengembangan website dimulai dengan membuat product backlog yang berisi detail kebutuhan-kebutuhan serta target yang perlu dicapai dalam waktu tertentu. Kebutuhan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen yang dinamakan Product Requirement Document (PRD) yang berisi user story dari tiap-tiap fitur. Setelah Product Backlog selesai dibuat, maka tahap selanjutnya adalah melakukan sprint planning untuk menentukan product backlog apa saja yang perlu dilakukan dalam satu sprint. Hasil dari sprint planning ini berupa sprint backlog. Selama melakukan sprint dilakukan daily scrum untuk memberikan update tugas setiap harinya, sprint review dan retrospective untuk melakukan evaluasi. untuk Dalam pengembangan aplikasi front-end dan back-end menggunakan teknologi ASP.NET Core dengan model rangka kerja pengembangan aplikasi yang dipilih adalah Model View Controller (MVC).

Hasil dari pengembangan terdiri dari dua bagian fitur utama yakni dari segi pra dan pasca acara. Pada bagian pra-acara, dari sisi admin dan penyelenggara dapat memembuat, dan mengedit acara sedangkan dari sisi peserta dapat mendaftar dan melakukan pembayaran. Untuk pasca-acara, admin atau penyelenggara dapat mengunduh daftar peserta dan hasil umpan balik yang telah ditulis oleh peserta. Pada sisi peserta, bagian pasca-acara dapat mengisi formulir umpan balik bagi penyelenggara.

Selain fitur utama dalam alur penyelenggaraan acara, juga terdapat fitur pendukung seperti pendaftaran akun dan login untuk masuk ke dalam sistem, melihat event baik yang diadakan maupun yang akan diikuti. Peserta juga dapat mengunduh event calendar yang nantinya dapat dipasang reminder di ponsel pengguna. Pada sisi admin, juga terdapat fitur untuk mengelola profil dan role bagi penyelenggara.

Setelah hasil pengembangan website selesai dilakukan kemudian dilakukan pengujian Blackbox Testing untuk menguji fungsionalitas dari website OEMS. Hasil yang didapatkan adalah dari 26 poin test case untuk peserta dan 50 poin test case untuk penyelenggara seluruhnya dinyatakan lulus tahap pengujian. Kemudian untuk pengujian sistem back-end dilakukan melalui dua proses, yaitu validasi dan verifikasi. Proses validasi dilakukan untuk mengukur waktu yang dibutuhkan sistem dalam mengakses sebuah resource dari aplikasi, sedangkan verifikasi digunakan untuk melihat apakah program yang dibangun telah memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem yang sebelumnya telah dirancang. Hasil yang didapatkan adalah rata-rata response time mencapai 370,2ms. Hal ini menunjukkan bahwa performa response time dari aplikasi OEMS masuk dalam kategori di atas rata-rata (539ms). Berdasarkan hasil pengujian tersebut maka dapat disimpulkan sistem OEMS pada tahap pengembangan pertama sudah layak untuk dipakai dan dikembangkan lebih lanjut kedepannya.

Dalam proses pengembangan OEMS, penulis menyadari adanya kekurangan yang dapat diperbaiki maupun dikembangkan untuk tahap selanjutnya. Oleh karena itu, kami juga memberikan saran seperti:
1. Pengembangan front-end dengan responsivitas layout yang lebih baik agar dapat digunakan pada berbagai macam ukuran layar browser. Selain itu juga menambah variasi warna untuk desain antarmuka.
2. Fitur generate certificate yang dapat dilakukan langsung di sistem OEMS dan dapat menghasilkan id tertentu agar dapat dibuktikan keasliannya serta dapat diintegrasikan dengan Linkedin atau platform serupa.

—
Peneliti : Ridwan Afwan, Nadia Jasmine, Ridi Ferdiana, Silmi Fauziati
Tahun: 2021