Presensi dalam dunia pendidikan tentunya tidak bisa dilepaskan. Setiap kelas, setiap perkuliahan menggunakannya untuk melakukan pendataan siswa. Siswa dicatat dalam presensi setiap harinya baik yang hadir, sakit, izin atau tidak hadir tanpa keterangan.

Penggunaan presensi dalam sekolah atau kuliah saat ini, kebanyakan, masih menggunakan kertas. Guru akan mencatat kehadiran siswa pada selembar kelas, menanyakan apakah ada yang sakit atau izin setiap harinya. Pada dunia perkuliahan, mahasiswa akan diminta untuk tanda tangan atau paraf pada selembar kertas sesuai dengan perkuliahan yang diikutinya.

Presensi model tersebut banyak kekurangannya. Secara umum, penggunaan kertas tidaklah praktis. Pencarian dan penghitungan kehadiran perlu dilakukan secara manual, selain itu kertas yang menumpuk akan memenuhi gudang. Belum lagi, kalau pada presensi perkuliahan, ada yang melakukan kecurangan berupa titip absen.

Perkembangan teknologi bisa digunakan untuk mempermudah proses presensi ini. Kami merancang sebuah sistem yang dapat diadopsi oleh institusi pendidikan pada khususnya yang memudahkan dalam proses presensi siswa. Pendekatan teknologi ini dilakukan karena pada saat ini memang sudah dimungkinkan. Hal ini ditandai dengan tersedianya koneksi internet untuk tiap institusi pendidikan, serta yang saat ini hampir seluruh siswa mempunyai perangkat seperti ponsel pintar atau komputer.

Kemudian, dikembangkan sebuah sistem yang dapat memudahkan dalam presensi ini. Beberapa perhatian utamanya adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana pengguna mengakses sistem ini?
2. Bagaimana pengguna melakukan presensi?
3. Bagaimana sistem mengetahui pengguna yang melakukan presensi?

Pertama, pengguna akan mengakses sistem dengan menggunakan web. Web adalah media aplikasi yang banyak digunakan oleh user. Tidak perlu menginstal aplikasi di ponsel, hanya tinggal mengakses alamat tautan yang dimaksud. Aplikasi ini disesuaikan dengan penggunanya. Saat aplikasi dibuka oleh mahasiswa, maka tampilan akan disesuaikan dengan kebutuhannya, melakukan presensi. Sedangkan saat dibuka oleh staf akademik, untuk mengelola kelas dan presensi akan disesuaikan.

Kedua, pengguna yaitu siswa atau mahasiswa menggunakan QR Code untuk melakukan presensi. QR Code saat ini sudah secara umum digunakan khususnya untuk pembayaran. Sehingga secara keamanan dan kemudahan QR Code ini sudah teruji dan mudah digunakan. QR Code merupakan singkatan dari Quick Response Code.

Ketiga, sebelum melakukan presensi, pengguna dapat melakukan login terlebih dahulu. Untuk saat ini, dipilih Office365 sebagai sarana untuk melakukan login karena mendukung Single Sign On. Setiap siswa akan mempunyai satu akun pengguna yang sesuai dengan institusinya.

Alurnya sesuai dengan yang digambarkan pada diagram di atas. Pertama, staf akademik akan membuat kelas. Setiap sesi kelas mempunyai QR Code. Staf akademik dapat mencetak QR Code tersebut untuk ditampilkan saat sesi kuliah berlangsung. Kedua, pengguna berupa mahasiswa saat berada di kelas dapat membuka web presensi. Mahasiswa login menggunakan akun akademisnya. Kemudian, mahasiswa melakukan scanning QR Code yang ditampilkan di sesi kelas. Saat berhasil, mahasiswa sudah tercatat hadir dalam presensi. Terakhir, staf akademik dapat melihat hasil presensi pada halaman admin di web.

Meskipun sistem presensi ini dapat mempermudah proses. Sistem ini tentunya masih banyak kekurangan. Masih perlu peningkatan di segala sisinya.